USING THE METHODOLOGY FOR ASSESSING THE EFFECTIVENESS OF THE IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN EDUCATION
Abstract
A feasibility assessment of the implementation of electronic document management systems is considered in the article. The necessity of the use of analysis workflow system methods with an intuitive description of the process of working with documents is justified. The uses of a card table to describe the sequence of work with documents and detail the quantitative characteristics of the documents flow are proposed. Business processes’ description of the organization in the form of card tables allowed doing the organization’s description of any scale on one hand in a wellstructured aspect, on the other hand – in a natural form of verbal description. Native description gives a possibility to fill in the table with the assistance of outside experts as well as by the customer organization’s staff, independently of the competence level in the development of information systems.
The calculating algorithm of the time and consumables for document management is developed. The using of expert estimates method for complexity of operations with documents is developed.
The form of presentation of the calculation results, easy for justifying automation, technical and material support of staff jobs and determination of the appropriate access rights is developed.
The calculations of spending by means of spreadsheets are invited. The results of calculations allow making decisions to the state as well as to the amount of work employees and to establish financial and material indexes of investments efficiency.
The results of the application of techniques in the teaching process are described.Key words: electronic document; feasibility study; analysis workflow
Downloads
Metrics
References
1. Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання / Міністерство юстиції України. – Офіційний вісник України. – 28.11.2014. – № 93. – (Нормативний документ. Мін’юст України. Наказ № 1886/5 від 11.11.2014.).
2. План заходів щодо реалізації Концепції розвитку електронного урядування в Україні [Електронний ресурс] / Кабінет міністрів України. – (Розпорядження КМ № 1072-р від 25.12.2013). – Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/1072-2013-р/paran2#n2 – Назва з екрану.
3. Концепція розвитку електронного урядування в Україні [Електронний ресурс] / Кабінет міністрів України. – (Розпорядження КМ № 2250-р від 13.12.2010). – Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2250-2010-р – Назва з екрану.
4. Подолина О. Как оценить эффективность внедрения ECM-системы? / О. Подолина. – 16 сентября 2013 г., ECM-Journal.ru назва з екрана 2014/09/27 http://ecm-journal.ru/post/Kak-ocenit-ehffektivnost-vnedrenija-ECM-siste...
5. Пикулин В.В. Методика предварительного технико-экономического анализа целесообразности создания информационных систем // Экономико-статистические и математические методы управления рыночной экономикой: Тезисы докладов II Всероссийск. науч.-практ. конф. – Пенза: Пензаоблкомстат, 2000. – С. 30-31.
6. Затонский А. В. Информационные технологи : Разработка информационных моделей и систем. – Березники, 2010
7. O'Neill C. Calculating ROI for process improvement [Електронний ресурс] / Colin O'Neill. – (IBM developerWorks, 15 March 2009). – Режим доступу: http://www.ibm.com/developerworks/rational/library/edge/09/mar09/oneill/... – Назва з екрану.
8. Denney R. Calculating ROI on your Investment in Requirements Management Tools [article] [Електронний ресурс] / Richard Denney. – (AgileConnectionTM a TechWell community, June 23, 2003). – Режим доступу: http://www.agileconnection.com/article/calculating-roi-your-investment-r... – Назва з екрану.
9. IDEF Family of Methods [Електронний ресурс] / [Knowledge Based Systems, Inc.]. – Режим доступу: http://www.idef.com/. – Назва з екрану.
10. Каплан Р. Сбалансированная система показателей : От стратегии к действию [Електронний ресурс] / Роберт С. Каплан, Дейвид П. Нортон. – PDF ebook© BigSun, 2004. – 214 с. – Режим доступу: http://www.e-reading.link/bookreader.php/141077/Kaplan,_Norton_-_Sbalans.... – Назва з екрану.
11. Методика «Разработка сбалансированной системы показателей» [Електронний ресурс] / [Группа компаний "Современные технологии управления"]. – Режим доступу: http://www.businessstudio.ru/procedures/strategic/razrabotka_bsc/full/. – Назва з екрану.
1. Poryadok roboti z elektronnimi dokumentami u dIlovodstvI ta Yih pIdgotovki do peredavannya na arhIvne zberIgannya / MInIsterstvo yustitsIYi UkraYini. – OfItsIyniy vIsnik UkraYini. – 28.11.2014. – # 93. – (Normativniy dokument. MIn’yust UkraYini. Nakaz # 1886/5 vId 11.11.2014.).
2. Plan zahodIv schodo realIzatsIYi KontseptsIYi rozvitku elektronnogo uryaduvannya v UkraYinI [Elektronniy resurs] / KabInet mInIstrIv UkraYini. – (Rozporyadzhennya KM # 1072-r vId 25.12.2013). – Rezhim dostupu: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/1072-2013-r/paran2#n2 – Nazva z ekranu.
3. KontseptsIya rozvitku elektronnogo uryaduvannya v UkraYinI [Elektronniy resurs] / KabInet mInIstrIv UkraYini. – (Rozporyadzhennya KM # 2250-r vId 13.12.2010). – Rezhim dostupu: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2250-2010-r – Nazva z ekranu.
4. Podolina O. Kak otsenit effektivnost vnedreniya ECM-sistemyi? / O. Podolina. – 16 sentyabrya 2013 g., ECM-Journal.ru nazva z ekrana 2014/09/27 http://ecm-journal.ru/post/Kak-ocenit-ehffektivnost-vnedrenija-ECM-siste...
5. Pikulin V.V. Metodika predvaritelnogo tehniko-ekonomicheskogo analiza tselesoobraznosti sozdaniya informatsionnyih sistem // Ekonomiko-statisticheskie i matematicheskie metodyi upravleniya ryinochnoy ekonomikoy: Tezisyi dokladov II Vserossiysk. nauch.-prakt. konf. – Penza: Penzaoblkomstat, 2000. – S. 30-31.
6. Zatonskiy A. V. Informatsionnyie tehnologi : Razrabotka informatsionnyih modeley i sistem. – Berezniki, 2010
7. O'Neill C. Calculating ROI for process improvement [Elektronniy resurs] / Colin O'Neill. – (IBM developerWorks, 15 March 2009). – Rezhim dostupu: http://www.ibm.com/developerworks/rational/library/edge/09/mar09/oneill/... – Nazva z ekranu.
8. Denney R. Calculating ROI on your Investment in Requirements Management Tools [article] [Elektronniy resurs] / Richard Denney. – (AgileConnectionTM a TechWell community, June 23, 2003). – Rezhim dostupu: http://www.agileconnection.com/article/calculating-roi-your-investment-r... – Nazva z ekranu.
9. IDEF Family of Methods [Elektronniy resurs] / [Knowledge Based Systems, Inc.]. – Rezhim dostupu: http://www.idef.com/. – Nazva z ekranu.
10. Kaplan R. Sbalansirovannaya sistema pokazateley : Ot strategii k deystviyu [Elektronniy resurs] / Robert S. Kaplan, Deyvid P. Norton. – PDF ebook© BigSun, 2004. – 214 s. – Rezhim dostupu: http://www.e-reading.link/bookreader.php/141077/Kaplan,_Norton_-_Sbalans.... – Nazva z ekranu.
11. Metodika «Razrabotka sbalansirovannoy sistemyi pokazateley» [Elektronniy resurs] / [Gruppa kompaniy "Sovremennyie tehnologii upravleniya"]. – Rezhim dostupu: http://www.businessstudio.ru/procedures/strategic/razrabotka_bsc/full/. – Nazva z ekranu.
